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Eltern- und Öffentlichkeitsarbeit

In der Vorbereitung eines Jungscharlagers muß auch an Eltern- und Öffentlichkeitsarbeit gedacht werden.

Vorankündigung und erste Überlegungen

Die erste Vorankündigung kann im Anschluß an eine (traditionelle) Veranstaltung (z. B. Aufnahme der Jungscharkinder am Christkönigssonntag) erfolgen. Fragen oder Ängste der Eltern können so persönlich mit der Gruppenleiterin besprochen werden.

Falls in Eurer Pfarre in irgendeiner Form ein Jahresrückblick oder eine Jahresvorschau geplant ist (z. B. im Pfarrblatt), so darf natürlich der neue Termin für das Lager nicht fehlen!

Im Anschluß an diese Vorankündigung sollte die weitere Vorgangsweise überlegt werden:

  • Soll die Ausschreibung zweistufig oder einstufig erfolgen?
  • Wann und wie gestalten wir den Informationsabend für Kinder und Eltern?
  • Inwiefern verwenden wir das Pfarrblatt als Informationsträger?
  • Welche weiteren Möglichkeiten der Information haben wir in unserer Pfarre?
  • Was soll nach dem Lager an Öffentlichkeitsarbeit geschehen?

Die Ausschreibung

Wie erfolgt eine zweistufige Ausschreibung?

Bei dieser Form der Ausschreibung erhalten die Kinder etwa fünf Monate vor dem Lager einen ansprechenden Folder (Verlockend gestalten! An die Kinder adressieren!) mit den grundsätzlichen Informationen.

Der Anmeldebogen und der Erlagschein für die Anzahlung, falls es eine gibt, sollten beiliegen.

Etwa eineinhalb Monate vor dem Lager erfolgt dann die zweite Ausschreibung an alle angemeldeten Kinder. Dieses Schreiben wird an die Familie adressiert.

Beiliegen sollten:

  • der Erlagschein für die Bezahlung des restlichen Lagerbeitrages,
  • der Gesundheitsfragebogen,
  • das genaue Informationsblatt,
  • die Einladung zum Informationsabend.

Wie erfolgt eine einstufige Ausschreibung?

Diese Form der Ausschreibung wird gewählt, wenn die Anzahl der Lagerteilnehmerinnen eher gering ist und der Großteil der angeschriebenen Kinder am Lager teilnehmen wird.

Die Ausschreibung sollte alle Informationen, Anmelde- und Fragebögen sowie Erlagscheine enthalten und etwa zweieinhalb bis drei Monate vor Beginn des Lagers verschickt werden.

Was soll eine Ausschreibung enthalten?

a) Grundsätzliche Informationen:

  • Wann und wo findet das Lager statt?
  • Was wird dort gemacht?
  • Wieviel kostet es?
  • Gibt es Ermäßigungen?
  • Wie erfolgt die Bezahlung (Anzahlung/Stornogebühr)?
  • Wer leitet das Lager (Adresse und Telephon der/des LagerleiterIn)?
  • Wer fährt mit (Lagerteam)?
  • Wie erfolgt die Anmeldung?
  • Wann erhält man weitere Informationen?
  • Einladung zum Informationsabend für Kinder und Eltern

b) Anmeldebogen:

  • Name, Adresse, Telephon und Alter des Kindes
  • Unterschrift des Kindes (Das Kind soll seinen Wunsch, am Lager teilzunehmen, bestätigen dürfen.)
  • Unterschrift einer Erziehungsberechtigten (Wichtig ist die Bestätigung der Haftung. Folgende Formulierung wird empfohlen:
    “Die Lagerleitung weist darauf hin, daß sie für Schäden, die durch Ihr Kind entstehen, nicht haftet, sofern sie die ihr zumutbare Aufsichtspflicht eingehalten hat.”)

c) Gesundheitsfragebogen

  • Was müssen die GruppenleiterInnen über das Kind wissen?
  • (Zeckenimpfung, Allergien, regelmäßige Medikamenteneinnahme, Schwimmer/Nichtschwimmer)
  • Wo sind die Eltern während des Lagers erreichbar? (Adresse und Telephonnummer)
  • Gibt es Dinge, die von den GruppenleiterInnen besonders beachtet werden müssen?
  • (Schlafstörungen des Kindes, Diätvorschriften, ...)
  • Krankheiten im letzten Jahr, besonders letzte Woche

d) Genaue Informationen (können auch als Infoblatt am Infoabend verteilt werden)

  • Wann, wo und wie erfolgen Hin- und Rückfahrt?
  • Genaue Adresse bzw. Telephonnummer des Quartiers
  • Beschreibung des Lagers, Programmübersicht
  • Lagerleitung (Adresse und Telephon) und Lagerteam
  • Was braucht das Kind alles mit?

Was soll bei der Ausschreibung noch beachtet werden?

Postweg

Ein erfreulicher Brief im Postkasten hebt die Stimmung!
Wenn auch das Verteilen der Ausschreibung in der Gruppenstunde billiger kommt, so ist die Wirkung eines “echten Briefes” wesentlich höher. Die erste Stufe der Ausschreibung also unbedingt an das Kind persönlich adressieren!

Ein Tip: Das Porto von Massensendungen kommt billiger als das von Einzelsendungen! Die Ausschreibung braucht also nur als solche deklariert werden.

Die zweite Ausschreibung kann dann persönlich an die Familie überreicht werden. Vor allem in Landpfarren ist der Kontakt der GruppenleiterInnen zu den Familien häufig sehr eng. Persönliches Überreichen etwa nach der Sonntagsmesse oder bei einem Nachbarschaftsbesuch verstärkt diesen Kontakt. Vielfach ist daher in diesem Fall auch eine mehrstufige Information überflüssig, weil der Großteil des organisatorischen Bereiches persönlich besprochen werden kann.

Anmeldebögen

Es ist günstig, zusätzliche Formulare bzw. Erlagscheine im Gruppenraum aufzulegen.
Vielleicht möchte jemand noch Freunde zum Mitfahren anmelden, oder eine Anmeldung ging verloren.
Der Anmeldebogen sollte für das Kind gestaltet sein.

Das eigenständige Ausfüllen hebt die Bedeutsamkeit des Lagers. Kreativ gestaltete Ausschreibungen bleiben besser in Erinnerung, färbiges Papier geht nicht so leicht verloren! Um nicht nur den visuellen Sinn anzusprechen, können kleine Beigaben den Kuverts beigefügt werden (etwa ein kleines Duftkissen, um schon mal Lagerluft zu schnuppern).

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